優先順位の付け方もわからない
上手にさばく方法教えて
転職経験2回
開発エンジニア 兼 係長
の私が経験と実績から答えます！
この記事でわかること
第1章: 仕事の優先順位とは
仕事の優先順位とは、業務を遂行する上でどのタスクを先に行うべきか、どのタスクが最も重要かを決定することを指します。
これは、時間とリソースが限られている中で、最大の成果を上げるために必要なスキルです。
1.1 仕事の優先順位の重要性
仕事の優先順位をつけることは非常に重要です。
なぜなら、それにより効率的にタスクをこなすことができ、結果的に生産性を向上させることができるからです。
また、優先順位を明確にすることで、何に焦点を当てるべきかが明確になり、無駄な時間を避けることができます。
具体的な例を挙げてみましょう。
ある日、あなたは3つのタスクを任されました。
1つ目は締切が明日の大きなプロジェクト、2つ目は来週までに提出するレポート、3つ目は今日中に返信する必要があるメールです。
これらのタスクすべてが重要ですが、それぞれの締切やタスクの規模を考慮すると、優先順位は1つ目のプロジェクト、3つ目のメール、そして2つ目のレポートとなります。
このように優先順位をつけることで、効率的にタスクをこなし、全ての締切を守ることが可能となります。
1.2 優先順位をつけることで得られる効果
優先順位をつけることで得られる効果は大きいです。
まず一つ目は、ストレス軽減です。
タスクが山積みになっているとき、何から手をつければいいかわからずストレスが溜まります。
しかし、優先順位をつけることで一つ一つのタスクに取り組むべき順番が明確になり、ストレスが軽減します。
また二つ目は、生産性向上です。
優先順位が明確であれば無駄な時間を避けられますし、何に集中すればいいかわかりますから作業効率が上がります。
具体的な例で考えてみましょう。
ある日あなたは10個のタスクを任されました。
しかし全て同時にやろうとすると手が回らず結局何も完成しない一日になってしまいます。
それでは生産性も低下しストレスも溜まってしまいます。
そんな時こそ優先順位付けが役立ちます。
それぞれのタスクの重要度や緊急度を考慮して優先順位付けを行い一つ一つ確実に仕上げていくことで生産性も向上しストレスも軽減されます。
第2章: 優先順位をつける方法
仕事の優先順位をつける方法はいくつかありますが、ここでは「マトリクス表を使って考える」「ToDoリストを作成する」「やらないことを決める」の3つの方法について説明します。
2.1 マトリクス表を使って考える
マトリクス表を使って優先順位をつける方法は、タスクの「重要度」と「緊急度」を軸にして考える方法です。
この方法は、タスクが多くて何から手をつければ良いかわからないときに特に有効です。
具体的な例としては、「アイゼンハワーボックス」があります。
これは、タスクを「重要だが緊急でない」「重要で緊急なもの」「重要でないが緊急なもの」「重要でも緊急でもないもの」の4つに分類し、それぞれどのように対応すべきかを示すツールです。
このツールを使うことで、どのタスクから手をつけるべきか、またどのタスクは後回しにするべきかが明確になります。
2.2 ToDoリストを作成する
ToDoリストを作成することも、優先順位をつける有効な方法です。
ToDoリストは、自分が行うべきタスクを一覧化し、それぞれのタスクに対する優先度や期限を明記することで、効率的にタスク管理を行うことができます。
具体的な例としては、「Google Keep」や「Microsoft To Do」などのアプリを使用してToDoリストを作成し、それぞれのタスクに対して期限や優先度、必要な時間等を記入します。
これにより、一日の始まりにその日行うべきタスクとその順番が明確になります。
2.3. 「やらないこと」を決める
やらないことを決めるというのもまた、優先順位付けにおいて重要な考え方です。
全てのタスクが同じくらい重要だと感じてしまうと、どれから手をつければ良いかわからなくなってしまいます。
そこで、「絶対にやらなければならないこと」だけではなく、「今はやらなくても良いこと」や「他の人に任せられること」も明確にすることが求められます。
具体的な例を考えます。
あるプロジェクトで自分一人で全てのタスクを抱え込んでしまう代わりに、この部分は他のメンバーに任せる、「のタスクは今週中に終わらせる必要は無いというように、「やらないこと」も明確にすることです。
これにより、本当に自分が行うべきタスクだけに集中することができます。
以上、「マトリクス表を使って考える」「ToDoリストを作成する」「「やらないこと」を決める」という3つの方法を上げました。
それぞれ異なる視点から優先順位付けを行うための有効な手法であることがわかります。
これらの方法を組み合わせて使用することで、より効率的なタスク管理と優先順位付けが可能となります。。
第3章: 優先順位付けのステップ
仕事の優先順位をつけるための具体的なステップについて説明します。
これらのステップを踏むことで、タスクの優先順位を効率的につけることができます。
3.1 全てのタスクをメモに書き出す
最初のステップは、全てのタスクをメモに書き出すことです。
これにより、自分が何をしなければならないか、全体像が明確になります。
具体的な例としては、ノートやホワイトボード、またはデジタルツールを使って全てのタスクをリストアップします。
この時点では、タスクの大小や重要度は問いません。思いつく限り全て書き出しましょう。
3.2 重要度・緊急度の高いものに分ける
次に、それぞれのタスクを「重要度」と「緊急度」で分けます。
これにより、どのタスクから手をつけるべきかが明確になります。
具体的な例としては、「アイゼンハワーボックス」を使ってタスクを4つのカテゴリーに分けます。
４つのカテゴリーとは
✅重要かつ緊急
✅重要だが緊急でない
✅重要でないが緊急
✅重要でも緊急でもない
です。
これにより、どのタスクから手をつけるべきかが一目でわかります。
3.3 それぞれのタスクにかかる時間を算出する
タスクごとにかかる時間を見積もることも重要です。
これにより、一日の中でどれだけのタスクをこなすことができるかが明確になります。
具体的な例としては、各タスクが完了するまでにどれくらいの時間が必要かを見積もります。
この見積もりはあくまで目安であり、完璧である必要はありません。
しかし、この見積もりがあることで一日のスケジュールを立てやすくなります。
3.4 仕事を期限順に並べ替える
最後に、仕事を期限順に並べ替えます。
これにより、どのタスクが最も緊急性が高いかが明確になります。
具体的な例としては、ToDoリストやカレンダー上でタスクを期限順に並べ替えます。
これにより、どのタスクから手をつけるべきかが一目でわかります。
3,1～3.4の4つのステップは、優先順位付けを行う上で非常に有効な手法であることがわかります。
これらの手法を組み合わせて使用することで、より効率的な優先順位付けが可能となります。
第4章: 優先順位付けをする際のポイント
仕事の優先順位をつける際には、いくつかのポイントを押さえておくと良いでしょう。
これらのポイントを意識することで、より効率的にタスクをこなすことができます。
4.1 成果に直結しやすい仕事から先にやる
成果に直結しやすい仕事から先に取り組むことは、優先順位付けの重要なポイントです。
これは、そのタスクがプロジェクト全体の進行や成果に大きく影響を与える可能性があるからです。
具体的な例としては、あるプロジェクトで自分が担当しているタスクが他のメンバーの作業に影響を与える場合、そのタスクを優先的に行うことが求められます。
これにより、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。
4.2 3分で終わらせられる仕事は先に終わらせる
3分程度で終わる小さなタスクは、すぐに片付けてしまうことも一つの方法です。
これは、「3分ルール」とも呼ばれ、タスクの積み上げを防ぐ効果があります。
具体的な例としては、メールの返信や電話の返信など、短時間で完了するタスクを見つけたらすぐに片付けてしまいます。
これにより、タスクが溜まってしまうことを防ぎます。
4.3 リストを使って優先順位を見える化する
リストを使って優先順位を見える化することも重要です。
これは、自分自身がどのタスクから手をつけるべきか一目でわかるだけでなく、他の人にも自分の作業状況を伝えやすくする効果があります。
具体的な例としては、Redmineなどのプロジェクト管理ツールを使用してタスクリストを作成し、それぞれのタスクに対して期限や優先度を設定します。
これにより、自分だけでなくチーム全体でも作業状況が一目でわかります。
4.4 工程が多いタスク・長期間かかるタスクは早めに着手する
工程が多いタスクや長期間かかるタスクは早めに着手することも大切です。
これは、そのようなタスクは予想外の問題が発生した場合でも余裕を持って対応できるようにするためです。
具体的な例としては、新しいシステムの開発や大規模なレポート作成など、時間がかかる可能性があるタスクは早めに始めます。
これにより、予想外の問題が発生した場合でも対応できます。
以上、4つのポイントは、優先順位付けを行う上で非常に有効な手法であることがわかります。
これらの手法を組み合わせて使用することで、より効率的な優先順位付けが可能となります。
第5章: 優先順位付けしたタスクを実施する際の注意点
優先順位付けしたタスクを実施する際には、いくつかの注意点を押さえておくと良いでしょう。
これらの注意点を意識することで、より効率的にタスクをこなすことができます。
5.1 やらなくていいことを見極める
「やらなくていいこと」を見極めることは、タスク管理の重要なポイントです。
これは、全てのタスクが自分にとって本当に必要なものであるか、またそのタスクを自分が行うべきかどうかを常に考えることで、無駄な作業を避けることができます。
具体的な例としては、会議への参加や資料作成など、自分が行うべきではないタスクや他の人に任せられるタスクがないかを見極めます。
これにより、本当に自分が行うべき重要なタスクに集中することができます。
5.2 制限時間を決める
タスクごとに制限時間を設けることも有効です。
これは、「パーキンソンの法則」によれば、「仕事は、それを終えるために与えられた時間全てを満たすまで膨張する」とされています。
つまり、制限時間を設けないと、予想以上に時間がかかってしまう可能性があるからです。
具体的な例としては、「ポモドーロ・テクニック」があります。
これは、25分間集中して作業した後に5分間休憩するというサイクルを繰り返す方法です。
このテクニックを使うことで、一つのタスクに費やす時間を制限し、効率的に作業を進めることができます。
5.3. 常に効率化できないかを考える
最後に、自分の作業を常に見直し、効率化できないか考え続けることも大切です。
これは、「カイゼン」の精神から来ており、少しずつでも改善し続けることで大きな成果を生むことができます。
具体的な例としては、定期的に自分の作業方法や使っているツールを見直し、新しい方法やツールがないか探します。
また、他の人の作業方法を観察し、自分の作業方法に取り入れられる点がないか探します。これにより、常に最善の方法で作業を進められます。
以上、3つのポイントは、優先順位付けしたタスクを実施する上で非常に有効な手法であることがわかります。
これらの手法を組み合わせて使用することで、より効率的なタスク実施が可能となります。
まとめ
本日の記事では
第1章: 仕事の優先順位とは
第2章: 優先順位をつける方法
第3章: 優先順位付けのステップ
第4章: 優先順位付けをする際のポイント
第5章: 優先順位付けしたタスクを実施する際の注意点
という内容でお伝えしてきました。
いかがでしたでしょうか？
あなたは仕事の優先順位付けは得意ですか？
苦手な方が多いですが、慌てることはありません。
ぜひ本日の記事を読んで具体的な優先順位付けの方法を知ってください。
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