・仕事のスリム化・効率化で得られるメリットが分かる
たけと申します。現在、半導体メーカーでプロセスエンジニアとして働いています。前職では技術営業部の課長として組織運営を担っていました。
私も以前は仕事をためこんでしまい、上手にさばくことができませんでした。ですが効率的な対処法を身に着けてから従来の3倍の仕事でも同じ時間でこなせています。
事実、一般社員から管理職に上がった時は仕事量は3倍にはなりましたが、残業時間はせいぜい月に5時間程度でした。週に4日は定時帰りという超アウトロー管理職で、他の管理職の方からも不思議がられていましたよ(笑)。
本記事は、仕事が多すぎて残業が終わらない、もう限界！という方へ仕事の減らし方、そして仕事を減らさずとも圧倒的に早く終わらせる方法を伝授します。効率化によるメリットもお伝えしますのでぜひご一読を。
この記事でわかること
仕事が多い(多すぎる)原因と対処法
仕事が多い(多すぎる)原因とは
- 必要な仕事か考えずに全て受けてしまう
- その場で終わる仕事を先延ばしする
- 全ての仕事を完璧にこなそうとする
- 調整が多い仕事ばかり抱えてしまう
- 優先順位をつけずに仕事をしている
の5点です。では詳しくご説明をしていきますね。
必要な仕事か考えずに全て受けてしまう
本当に必要な仕事か考えずに何でも引き受けてしまっては仕事は増える一方で減りません。
これは考えてみれば当たり前ですよね。例えば
・自分がやらなくて良い仕事
・自分のチームがやらなくて良い仕事
・自分の部署がやらなくて良い仕事
・自分の部門がやらなくて良い仕事
などをほいほい引き受けていたら、どうでも良い仕事なのにやらねばならない仕事が無限に積みあがってしまいます。ちなみに上記であげたのはほんの一部で、会社には本当に「意味がない仕事」が溢れています。
例えば昔私が経験した中でも最も無意味な仕事をご紹介します。それは、他部門の失敗事例を、無理矢理自分の部門の事例に焼き直して資料を作り、部門内のすべての部署に説明して欲しい、というものでした。
実は他部門では扱う商品も形態も全く異なり、どう考えても焼き直すことなど出来ません。しかも私に依頼をしてきたのは「業務効率化推進チーム」という”何をしてるのか、したいのか分からない”超窓際部署でした。
そんな背景もあり
「それをやるべき意義は何なのか？」
「会社にとって何のメリットがあるのか？」
「あなた方のミッションは何なのか？」
と尋ねたところ、言い訳じみた不毛な回答だったため即断りました。まともに資料を作り部門内の全部署(当時8部署くらい)に説明会などしたら平気で1か月はかかります。危ないところです。
対処法としては上記の例のように、必要な仕事か考えずに何でもかんでも仕事を受けるのではなく、それが本当に自分のやるべき仕事かまずは吟味してください。
あなたには課内で自分の役割、ミッションがあるはずです。その業務と照らし合わせて関連がないものは基本的に優先度が極めて低いとまず判断して良いです。
更にさきほどのように「何のために、誰のためにやるかわからない仕事」はやる必要もないので明確に断るようにしてください。
その場で終わる仕事を先延ばしする
その場で少し時間を取れば終わる仕事でも、先延ばししたら溜まりまくって膨大な量になりますよ。これも仕事が多くなる原因です
ちょっとした仕事だから後ですれば良いか、なんて考えてるといつの間にやら細かい仕事が溜まってさばききれない量になってしまいます。しかもそんな細かい小さな仕事に限って、締め切り日が重なってたりして直前に焦るんです。
焦ってその場で適当に対応し、いい加減な質の低い資料なんかを出してしまうと手戻りが発生しやり直しになって余計に負担が増えます。とても非効率ですね。
実は私も管理職になる前は先延ばししてしまうタイプでした。当時私はエンジニアでしたので、開発業務や設計業務がメインでした。
その仕事にとても意義を感じていたので、開発業務以外を軽んずる傾向がありました。ですが開発業務以外にも大事な小さい業務はあります。これは後で気づいたことでもありますが。。
例えば設計で使うツールに関して「課内利用者一覧表」や「ツール講習希望者一覧」などを事前にツール事務局に提出しておかないと、ツールを使わせたいメンバーが本番の設計で使うことが出来なくなったり、あるいは技術習得ができなくなります。
当時の私はこの仕事を軽んじていたため、ツールの課内利用者一覧表を締め切り直前で適当に作って間違えてしまい、「使うべき人間が使えず困った状況」を招いてしまいました。何度もミスをして本当に反省しました。
やはり対処法としては、その場で終わる仕事はどんなに忙しくても一旦手を止めて完了してしまうことが大事です。その場で終わる仕事なので、せいぜい5～10分程度の作業になるでしょう。
面倒がって先延ばしにすると、期限ギリギリで慌てていい加減な対応をし、間違いが発生し結局やり直すという悪循環が生じます。本当にご注意ください。
全ての仕事を完璧にこなそうとする
全ての仕事を完璧にこなそうとすると、仕事の完了がいつまでも見えずに、その間に他の仕事がどんどんたまっていきます。
何故なら今手掛けている仕事のゴールをあらかじめ定め、その地点に到達したら完了というはっきりした目途を作っておかないと、仕事は際限なく続いてしまうからです。
仕事はより正確に、より高度に、より詳細に、より完璧になんてやろうとすればいくらでも時間をかけられますし、何十ページになる資料だっていくらでも作れるんです。でもこれではダメです。
例えば良くありがちな具体例としてプレゼン用の資料作成があります。こんな感じでグダグダに時間をかけて作っていないでしょうか？
「分かりづらいから写真を入れて」
「補足説明も文字にしとこうかな」
「あれグループ会社の関係性がないな」
「フォントはさっきのMeiryoが良いかな」
「やばっ！もうこんなに時間かかってる」
まさにエンドレスです(笑)。実はプレゼンを受ける側は資料の見え方や体裁などの些末な情報は重視してません。要は「結論は何か？」だけが大事です。
プレゼン資料だけでなく、例えば他部署への説明資料やメール程度でもいらぬ手間や労力をかけていないでしょうか？今一度振り返ってみてください。
対処法としては、まず1つ1つの仕事は8割の完成度で良いから一旦資料なりデータを完成させて区切りをつけてしまうこと。
そして足りない2割は口頭で補いながら上司に見せて説明してください。おそらくダメ出しと追加要望が出るので、すぐにその部分を修正し完成版を作ってしまいます。
つまりあれこれ悩み時間をかけて資料を作っても、大抵は手直しが入るので早くアドバイスを貰うことが肝心です。ここ凄くポイントですよ！完璧である必要はないですよ！
調整が多い仕事ばかり抱えてしまう
調整業務ばかり抱えてしまうと、思うようにはかどらずどんどん仕事は停滞し増えていってしまいます。身に染みて本当にそう思います。
何故なら調整業務は大抵の場合、複数の部署の都合や希望をくみ取る必要があるため、おいそれとスムーズに進まないのです。イメージしやすいよう具体例でご説明いたします。
例えば3つの調整業務を行うとします。
・1つ目は3つの部署を招集する打合せ
・2つ目は4つの部署で書類作成する仕事
・3つ目は5つの部署の承認を得る仕事
いままで職場でこのような仕事をこなしてきた人なら、これをみただけで「こりゃ超大変、1人じゃ無理だよ」と実感しているかもしれません。
そうです。もし一人でこの仕事をこなそうとすれば3+4+5=計14部署の代表者の意向や都合を確認しつつ業務を進める必要が出てきます。
出向いても目的の人物が休暇だったり、電話中だったり、会議ばかりで全然捕まらないことも多々あります。それを14部署分やろうとするなら無理があることが分かりますよね。
対処法としては、調整業務は同時に多く抱えない、せいぜい2つまでに留めることが得策です。それでも調整業務が降ってきたなら後輩や同僚に任せて、あなた自身は後輩たちがうまく調整できているかのチェック役になれば良いだけです。
そうすれば、他者に協力をお願いはしたものの「あなたが依頼された調整業務は滞りなく進められる」状況は作り出せるのです。いつでもプレイヤーである必要はないんです。
優先順位をつけずに仕事をしている
優先順位をつけずに仕事をしていると、入ってきた仕事を効率よく完了できずにどんどんたまっていきます。
例えばもし優先順位をつけずに目についた仕事を適当にこなしてしまった場合、本当に重要な仕事を後回しにしてしまい期限間際まで気づかないことがあります。
いざ気づいて慌てて重要な仕事に取り掛かっても、時すでに遅しでなかなか終わらないため、今度はその重要な仕事だけにかかりきりになってしまいます。
そうなると新規に入ってくる仕事は完全に放置されどんどんたまるという悪循環が出来上がってしまうのです。これは具体例を出さずとも容易に理解出来るかと思います。
対処法としては、今自分が抱えている業務にしっかり優先順位をつけることです。業務はざっくり以下のように分類でき、1～5の順にこなせば良いことになります。
- 重要度高い、且つ急ぎの案件
- 重要度高い、且つ急がない案件
- 重要度低い、且つ急ぎの案件
- 重要度低い、且つ急がない案件
- 重要度低い、且つ期限無し案件
とにかく優先すべきは1.です。続いて賛否両論あるかと思いますが、私は3.よりも2.を優先します。「重要度が低い業務は、急ぎであっても重要度が高い業務には劣る」と考えています。ここ理解できますか？
さらに言ってしまえば、もし5.に分類できる業務が出てきたなら、思い切ってそんな仕事は断って捨ててしまってください。そうした思考も大事です。
業務効率化出来るとどんなメリットがある？
業務効率化出来ると
- 更に仕事をこなし評価が上がる
- 副業やスキルアップ等、自己研鑽ができる
というメリットがあります。では詳しく述べますね。
更に仕事をこなし評価が上がる
より多くの仕事をすばやく効率的にこなこなせるようになれば、あなたは更に仕事を受けることができるようになるでしょう。
そうなれば同僚や上司、他部署から見ても「多くの仕事を期限通り正確にこなせる出来る人材」として確かな評価をあげることができるでしょう。
そして評価があがると、重要な仕事がどんどん舞い込むようになります。重要な仕事も次々に素早く正確にこなすことで更に評価が上がっていくというサイクルが出来上がります。
あなたの身近にも「極めて仕事が出来る人」がいないでしょうか？おそらくその人は上記で書いた良い循環が出来ているはずです。つまり
仕事をこなす
⇒評価が上がる
⇒重要な仕事が舞い込む
⇒重要な仕事もクリア
⇒更に評価が上がる
⇒重要な仕事が舞い込む
⇒・・・(繰り返し)
ですね。ぜひあなたもこの理想形を目指しましょう。
副業やスキルアップ等、自己研鑽ができる
仕事を効率良くこなせれば時間的な余裕ができます。そうすれば、副業やスキルアップのための時間を確保することが出来ます。
本業の仕事を頑張ることは確かに一番大切なことです。だがこんなご時世です。2018年には政府が「副業解禁」を声高に宣言し、トヨタ社長が「終身雇用は保てない」と発言したように、終身雇用が約束される時代ではありません。
つまり将来的に安泰に生きるには自分に何かしらのスキルが必要なのです。雇用の不安を払しょくするためには
- 副業をマスターしてサブの収益を作る
- 資格、語学等を学び自分の武器を作る
ことが何より重要なことになります。もし仕事の効率が上がり残業がなくなれば、本業の環境を変えず、無理することなく、1.や2.に取り組めるメリットがあるのです。
例えば副業も色々な種類があります。私自身も副業として「せどり物販」「アフィリエイト」「せどり教材販売」「中古品販売業」などを行っていますが、あなたも興味を持ったジャンルから始めてみてください。参考に私のせどり物販売上を載せときます。
もしせどり物販に多少でも興味がございましたら、まずはオークファンという万能ツールの使いこなしが必須ですので、こちらの記事で使い方を参考にしてください。
あと副業にせよ、勉強にせよ、最初に自己投資の資金は絶対にかかります。が、もし本気で取り組むならこちらの記事で「完全無料で自己資金5万を秒速で作る方法」も解説していますので参考にどうぞ。
参考オークファンの使い方と登録方法【実質永久無料法＆利益動画アリ】
参考【超簡単】1日で5万円を稼げるアフィリエイト法【動画解説アリ】
まとめ～仕事が多い時にすべきこと～
仕事が多いときの対処法としては
- 必要な仕事かどうか選別する
- すぐ終わる仕事はその場で完了させる
- 完璧な仕事は不要、8割で良しとする
- 調整業務は2個までとし増えたら他者に振る
- 全ての仕事に優先順位をつける
の5点になります。まずは実践してみてください。
本日は更に以下を提案します。
- それでも仕事が減らないときは・・
私が提案した5つの方法を実践しても「全然仕事が減らない！」という場合は、確実に今の職場環境に問題があると思われます。つまり仕事が減らない原因はマネジメント、つまり管理職の采配に問題があります。
こうなるとあなた一人の努力ではどうにもなりません。こんな状況では環境を変えることも考えるべきですね。環境を変える方法としては
・社内転職(社内異動)
・転職
の2つが考えられます。私自身も上記2つとも経験済ですが、仕事内容や進め方、上司からの待遇に問題がある場合には2つとも有効な環境改善方法かと思います。まずはハードルの低い社内転職の検討が良いですね。
社内転職は、実体験に基づいてこちらの記事に成功のコツをまとめたのでぜひ参考にしてみてください。また転職は私自身も沢山のサイトに登録し活動しましたが、最終的にリクルートエージェントさんにお世話になりました。
転職の詳しい経緯や活動方法などは、また別の記事にまとめますので是非楽しみにしていただければと思います。それでは「あなたがあなたらしく働けるように」動いてみてください。
